Schwerpunkte

Gesamterneuerung USZ und Change-Management

Das Universitätsspital Zürich ist ein Mikrokosmos, bestehend aus 44 Kliniken und Instituten sowie neun Direktionen. Insgesamt 8’500 Mitarbeitende setzen sich jeden Tag engagiert und kompetent dafür ein, dass unsere Patientinnen und Patienten optimal behandelt und betreut werden und die medizinische Entwicklung weiter vorangetrieben wird. Das Tagesgeschäft wird parallel zu den vielen Projekten rund um die Gesamterneuerung des USZ erbracht.

Das USZ in Bewegung

Während in den Vorjahren die Vorbereitungsarbeiten für die Gesamterneuerung des USZ schwerpunktmässig die involvierten Planer und Projektmitarbeitenden beschäftigten, haben die Projekte im Berichtsjahr beinahe alle Bereiche des USZ erfasst. Nachfolgend einige Beispiele dazu.

Bezug von SUED2

Ein bedeutender Meilenstein war der Bezug des Modulgebäudes SUED2 im April 2019. Der Umzug in die neuen, grosszügigen Räumlichkeiten war für die Mitarbeitenden mit einem grossen Zusatzaufwand verbunden. Die neue Infrastruktur musste in Betrieb genommen und getestet werden. Ausserdem mussten Arbeitsabläufe neu definiert sowie einstudiert werden. Mit der Inbetriebnahme des Modulbaus kann das USZ wichtige Erfahrungen für den Bezug des USZ Flughafen und für die Neubauprojekte im USZ Zentrum sammeln.

Bürogebäude in Stettbach

In Stettbach wurde 2019 in Rekordzeit ein neues Bürogebäude erstellt, in dem die administrativen Mitarbeitenden der Direktionen arbeiten werden. Bereits im Dezember 2019 bezogen die ersten 200 Mitarbeitenden ihre neuen Arbeitsplätze. Durch den Umzug nach Stettbach werden im Zentrum Flächen frei, die für den geplanten Neubau benötigt werden.

Baufeldräumung bis 2021

Das Baufeld für die erste Etappe des Neubaus der baulichen Gesamterneuerung des USZ muss bis 2021 geräumt werden. Die Mitarbeitenden der Kliniken und Institute, die heute  dort arbeiten, mussten deshalb darüber informiert werden, an welchen Standorten auf dem Kernareal ihre Bettenstationen, Untersuchungszimmer und Arbeitsplätze während der Bauphase verortet sein werden. Die engen Platzverhältnisse auf dem Kernareal führen dazu, dass die betroffenen Kliniken und Institute teilweise räumlich getrennt arbeiten müssen.  Das verkompliziert die Abläufe und erschwert Führung und Zusammenarbeit.

Büros werden zu Patientenzimmern

Damit auch während der Bauphase genügend Betten für stationäre Patientinnen und Patienten vorhanden sind, müssen bestimmte Bereiche in Gebäuden, die heute als Büros genutzt werden, zu Bettenstationen umgebaut werden. Die Umbauten bei laufendem  Betrieb führten in den betroffenen Gebäuden zu erhöhter Lärmbelastung für die Patientinnen und Patienten und für das Personal.

Diese Beispiele zeigen deutlich auf, dass das ganze USZ in Bewegung ist. Um die Organisation und die Mitarbeitenden während dieser Veränderungen zu unterstützen, hat das USZ ein Change-Management-Programm entwickelt, das durch die Direktion HRM geführt wird.

Change-Management

Das Portfolio der Veränderungsprojekte umfasste 2019 mehr als 80 Projekte. Das Spektrum reicht von kleineren Projekten wie der Einführung einer neuen Dienstorganisation in einer Klinik bis hin zu grossen Vorhaben wie der Inbetriebnahme des Ambulatoriums im neuen Modulbau SUED2 oder dem Bezug der neuen administrativen Arbeitsplätze in Stettbach.

Ambassadoren-Programm

Eine besondere Herausforderung bei den grossen Veränderungsprojekten ist die Vielzahl an beteiligten Kliniken, Instituten und Direktionen. Damit die Projektleitung alle betroffenen Organisationseinheiten informieren und einbeziehen kann, wurde ein Ambassadoren-Programm entwickelt. Dabei entsenden alle Organisationseinheiten mindestens eine Ambassadorin oder einen Ambassador ins Projekt. Diese haben zum einen die Aufgabe, die Bedürfnisse der Nutzer ins Projekt einzubringen, zum anderen kommunizieren sie Informationen zurück in die Stammorganisation und tätigen notwendige Abklärungen. Die Ambassadorinnen und Ambassadoren sind somit Bindeglied zwischen dem Projekt und den involvierten Organisationseinheiten. Mithilfe dieser Botschafter konnten die ersten grossen Veränderungsprojekte erfolgreich umgesetzt werden. Erfahrungen, die in den Veränderungsprojekten gemacht wurden, werden systematisch ausgewertet und fliessen laufend in die Planung der Folgeprojekte ein.

Pulsbefragung 2019

Das USZ trat im Berichtsjahr in eine intensive Phase der Veränderung ein. Es hat deshalb in einer Folgebefragung die Entwicklung der Stimmung der Mitarbeitenden seit der Mitarbeitendenbefragung im Jahr 2018 analysiert. Die Auswertung dieser Pulsbefragung 2019 zeigt insgesamt stabile Werte. Dies trotz der grossen Veränderungen, die im USZ stattfanden. Erfreulich war die gute Bewertung des direkten Arbeitsumfelds, insbesondere der direkten Vorgesetzten und der Zusammenarbeit im Team. Deutlich tiefer bewertet als im Vorjahr wurde hingegen die Spitaldirektion, die den Transformationsprozess im USZ massgeblich vorantreibt. Dies verdeutlicht, wie wichtig es sein wird, Beweggründe, Massnahmen und Ziele künftig auf allen Stufen noch besser zu erläutern und die Mitarbeitenden kontinuierlich in die Veränderungen einzubeziehen.

Umkleidezeit ist Arbeitszeit

Teilweise stark beschäftigt hat die Spitaldirektion, Führungskräfte und Mitarbeitenden die Forderung bezüglich der Anrechnung der Umkleidezeit als Arbeitszeit. In der Vergangenheit wurde die Umkleidezeit des Personals mit Berufskleidung am USZ im Einklang mit einer schweizweiten Branchenusanz nicht an die bezahlte Arbeitszeit angerechnet. Ab Herbst 2018 wurde politisch die Forderung laut, dass die Umkleidezeit generell als bezahlte Arbeitszeit angerechnet werden soll. Diese Forderung ist Ausdruck einer neueren politischen Einschätzung, was als Arbeitszeit gelten soll. Angesichts dieser veränderten Sachlage beschloss  das USZ, die Umkleidezeit ab 1. August 2019 als Arbeitszeit anzurechnen. Für Tag-, Früh- und Spätdienste wurden 15 Minuten Umkleidezeit in die Dienstzeit integriert. Für die Nachtdienste erfolgt eine Zeitgutschrift im selben Umfang. Die Anrechnung der Umkleidezeit wurde grundsätzlich positiv aufgenommen. Die Mitarbeitenden hätten sich jedoch gewünscht, dass eine vollständige Kompensation der Umkleidezeit durch zusätzliche Stellen möglich wäre. Dies war aus unternehmerischer Sicht jedoch nicht finanzierbar. Gemeinsam suchten Führungskräfte und Mitarbeitende nach Lösungen, wie sich die Integration der Umkleidezeit organisatorisch optimal umsetzen lässt.

Diversity

Während am USZ in der Pflege und in den administrativen Berufen der Frauenanteil im Kader ausgewogen ist, besteht bei den leitenden Funktionen der Ärzteschaft noch Nachholbedarf. Hier will das USZ über die nächsten Jahre eine Veränderung erreichen. Anlässlich des Frauenstreiktages vom 14. Juni 2019 fand ein Dialog zwischen Ärztinnen und der Spitaldirektion statt. Bereits in den ersten Monaten nach diesem Austausch konnten verschiedene Massnahmen zur Erhöhung des Frauenanteils im ärztlichen Kader formuliert und initiiert werden, wie zum Beispiel die Gründung eines Netzwerks Diversity für Ärztinnen,  die Laufbahnplanung für Oberärztinnen und Schulungen zu Unconscious Bias. Die Anstrengungen sind jedoch nicht nur auf die Ärzteschaft begrenzt. Mit dem Aufbau eines Diversity- Programms strebt das USZ eine Kultur der Chancengleichheit für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an.

Bildungszentrum USZ in Schlieren

Das Bildungszentrum des USZ befand sich bisher in der Alten Anatomie auf dem Kernareal  in Zürich. Aufgrund der geplanten Baufeldleerung und des darauffolgenden Baubeginns für die erste Neubauetappe musste für das Bildungszentrum ein neuer Standort gesucht werden. Eine gute Lösung fand man im Attikageschoss des Logistik- und Servicezentrums in Schlieren. Die Räumlichkeiten wurden 2018 ausgebaut, und bereits im Februar 2019 konnte das Bildungs- zentrum eröffnet werden. Seit der Inbetriebnahme haben insgesamt 279 Kurstage stattgefunden.

Auf über 1’000 m² Fläche verteilen sich sieben moderne Seminarräume, zahlreiche Gruppenräume sowie eine Zone für ruhiges Arbeiten. Die Räumlichkeiten können auch für Workshops, Sitzungen, Retraiten und Foren genutzt werden. Das flexible Raum- und Einrichtungskonzept bietet Platz für Grossanlässe mit bis zu 140 Personen und ermöglicht eine zeitgemässe Lern- und Arbeitsumgebung. Für die Pausen stehen eine Begegnungszone, ein Aufenthaltsraum und eine Terrasse zur Verfügung.

Der Wegzug vom Kernareal wurde anfangs von den Kursteilnehmenden als Nachteil empfunden. Die Distanz zum Campus hat jedoch ihre Vorteile; die Kursteilnehmenden können sich ganz auf das Lernen fokussieren. Zahlreiche Dozierende bestätigen, dass der Lerntransfer deutlich gestiegen ist und der Austausch zwischen den Teilnehmenden zugenommen hat.